Elementos Básicos de Gerencia (EBG) 07 ORGANIZACIÓN

“La diferencia entre una casa y un montón de piedras es la organización”

ORGANIZACIÓN (del griego organon: instrumento)

Organización es el ordenamiento  espacial o temporal de una estructura física o mental, en un proceso de componentes comunicados, con funciones específicas y complementarias, cuyas actividades coordinadas, permiten el logro de metas y objetivos predeterminados.

01 PRINCIPIOS:

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Especialización y departamentalización, en actividades concretas con relación lógica de funciones y precisión de actividades con delegación de autoridad y responsabilidad.

 UNIDAD DE MANDO

.     Para cada función, un solo jefe; uniformidad de acción y obligatoriedad de reportar.

ARMONIZACIÓN

.-    Complementariedad, sincronía, oportunidad, interacción y congruencia.

 EQUILIBRIO AUTORIDAD/RESPONSABILIDAD

.-    La autoridad va de arriba a abajo y la responsabilidad de abajo hacia arriba.

RELACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

.-    A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de un control.

02 ELEMENTOS:

Unidad funcional de partes diversas, pero complementarias; coordinadas con un fin común e idéntico.

03 PASOS: 

Estructuración o construcción; operación o funcionamiento:

·           Ordenamiento

·         Agrupación

·         Jerarquización

·         Funciones

·         Comunicación

04 TIPOS DE ORGANIZACIÓN:

                  ORGANIZACIÓN FORMAL

Aquella que establece relaciones de autoridad encaminadas a la coordinación estructural  por medio de la cual se logra cohesión y asignación de tareas específicas. Estructuralmente se identifican funciones, jerarquías y actividades. Tiene como propósito la consecución de los objetivos con el mínimo esfuerzo, evitando duplicidades, gracias a la asignación precisa de autoridad y responsabilidad, así como comunicación adecuada.

ORGANIZACIÓN INFORMAL 

   Redes de alianzas y esferas de influencia que constituyen una estructura social espontánea como resultante de las reacciones individuales y colectivas ante la organización formal.

05 PATRÓN DE ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN:

RED SOCIOMÉTRICA

(Juego de relaciones de carácter social, debidas a sentimientos de atracción y repulsión:

1.        Relaciones prescritas=Organización oficial o formal
2.        Relaciones percibidas= interpretación de la organización oficial
3.         Relaciones reales= Interacciones de hecho
4.         Relaciones deseadas= Preferencia de Interacciones
5.         Relaciones Rechazadas= Interacciones no deseadas

06 TIPOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES:

LINEAL O MILITAR 

    Concentra el mando; la autoridad y la responsabilidad correlativas se transmiten integralmente por una sola línea para cada persona o grupo, obedece a un solo jefe.

Ventajas: Es sencilla y clara, no hay conflicto de autoridad ni fuga de responsabilidades; rapidez de acción, firme disciplina; fácil y útil en la pequeña empresa.

Desventajas: No hay flexibilidad, el jefe es indispensable, pero puede no estar capacitado para manejar todos los aspectos que debe coordinar, propicia la arbitrariedad, el jefe atiende casos urgentes y no importantes

ORGANIZACIÓN DE LÍNEA Y ASESORÍA O PLANA MAYOR

     Cada uno de los trabajadores rinde a un solo supervisor existiendo especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección, pero no pueden dar órdenes.

Ventajas: Conserva la autoridad y responsabilidad de un solo jefe para cada función. La autoridad de línea recibe asesoramiento de un cuerpo de especialistas. Consigue una división satisfactoria del trabajo sin sacrificar personal en control. Mayor flexibilidad en la organización.

Desventajas: Pueden provocar fricciones y resentimientos. Los componentes de la división lineal eluden responsabilidades.

ORGANIZACIÓN DE COMITÉS O CONSEJOS

Comparte el mando, las disposiciones se someten al acuerdo de un grupo que comparten la responsabilidad de las órdenes que se dictan por mayoría: 

COMITÉ DIRECTIVO

Estudia y resuelve los problemas de acuerdo con sus estatutos; 

COMITÉ EJECUTIVO.-Cuerpo nombrado por el Comité directivo para realizar los acuerdos que tomó, 

COMITÉ DE VIGILANCIA.-Cuerpo de confianza que verifica e inspecciona a los funcionarios; 

COMITÉ CONSULTIVO.- Cuerpo de técnicos-especialistas que emiten dictámenes sobre los asuntos que le son consultados por Jefes, Autoridad o Consejos Directivos. No tienen responsabilidades en las decisiones que toman los directivos; 

COMITÉ DELIBERATIVO.- Limita la autoridad de algún funcionario en algún tipo de actividades que deben ser resueltas por mayoría de votos.

Ventajas: Permite la participación en las decisiones, evita  el elemento personal. 

 Desventajas: Tardan más tiempo en tomar decisiones.

ORGANIGRAMAS

La organización generalmente se representa con cartas de organización u organigramas que representan las funciones, el ordenamiento, los niveles jerárquicos, canales de comunicación y líneas de autoridad.

Como complemento de los organigramas deben elaborarse los respectivos manuales de organización.