Elementos Básicos de Gerencia (EBG) 10 SUPERVISIÓN

El Gerente General ve un bosque, los Mandos Medios ven un árbol

01 CONSIDERACIONES INICIALES

"Lo que es digno de ser organizado, debe ser supervisado"

Cuántas ocasiones dedicamos nuestras energías a la ejecución, confiando en que todo y todos están consonas con una idea preconcebida, que nada se desvía, que el curso previsto es el que se lleva a cabo y cuando volvemos la vista en un esfuerzo evaluativo, encontramos tristemente que por no hacer las cosas bien, tenemos que hacerlas dos veces.

02 MARCO CONCEPTUAL

"La supervisión, junto con el monitoreo y la evaluación, constituye el control de la gestión"

Etimológicamente, supervisión se integra con las raíces super que significa sobre y visum-videre que significa ver, por tanto ver sobre, revisar o vigilar; es la inspección sobre una tarea o labor.

La supervisión es un sistema técnico-administrativo de la dirección, de observación directa, que permite identificar las relaciones de la institución, comparando lo que se ha efectuado con lo que se tenía previsto, planeado o programado, tanto en tiempo, lugar, modo o persona, como en magnitud o intensidad.

Mediante ella se identifican aciertos, fallas, obstáculos u omisiones, en la operación, lo que da oportunidad a introducir sugerencias, correcciones y/o modificaciones oportunas para mejorar la calidad del trabajo y por ende el logro de los objetivos .

También identifica los aspectos positivos en la prestación del servicio, siendo a la vez, un canal de comunicación y desarrollo organizacional y además un proceso capacitante pues detecta necesidades de capacitación y adiestramiento, lo que implica asesoría y enseñanza.

Los sujetos de la supervisión son dos: el supervisado y el supervisor (que con frecuencia asume el rol de supervisado).

El supervisor representa el nivel jerárquico superior, por lo que debe demostrar aptitud, conocimiento, disciplina, experiencia, objetividad, sentido común, humanismo y profesionalismo, porque actúa como eslabón con el nivel operativo y es responsable de la eficiencia por ser su actividad inherente al mando y basado en la buena información.

03 CARACTERÍSTICAS 

La supervisión debe ser:  planificada, flexible, funcional; escalonada, práctica, oportuna, calendarizada, programada, específica, comparable, periódica, resolutoria, no prejuiciada, sistemática, secuencial, uniforme, confiable, implicando además asesoría y enseñanza. 

04 FASES DE LA SUPERVISION

De Planeación de la Supervisión:

Proceso intelectual de acopio de información para saber qué se supervisará, a quién y para qué. Se programa dónde y con qué se ha de supervisar, calendarizando fechas en que habrá de realizarse la supervisión.
Contesta las preguntas: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿A Quién?, ¿Cuándo?, ¿Cuánto?, ¿Dónde?, ¿Con Qué?, ¿Cuándo?, ¿Cuánto?, ¿Dónde?, ¿Con Qué? Y ¿Para Qué?.  

De Ejecución de la Supervisión

Es la observación específica, flexible y funcional, a través de la inspección del sujeto a supervisar, las acciones y su entorno, así como la búsqueda intencionada de información y su registro.

De Análisis de la Supervisión

Derivado del análisis cuidadoso y ponderado de los hallazgos de la supervisión, producto de 

la reflexión y análisis, se describen hechos reales, demostrables, en forma concisa, clara  suficiente, comparando en forma no prejuiciada, los registros de las cédulas de supervisión con lo esperado en las guías de supervisión, lo  que permite dar un juicio de valor, con lo que se llega a conclusiones.

             
De Informe de la Supervisión

Es el reporte en forma jerarquizada de los registros que señalan omisiones, desviaciones y aciertos; se proponen alternativas de solución (en conjunto con el supervisado) identifican responsables para las correcciones y se fijan, previo acuerdo los plazos perentorios para llegar a soluciones deseadas.
El informe (tan complejo como deba ser y tan sencillo como se pueda) se entregará con la oportunidad debida y se hará llegar a todos los involucrados. Deberá ser claro, conciso y suficiente, describiendo hechos reales y demostrables y de ninguna manera impresiones, sensaciones o prejuicios.í

De Verificación del cumplimiento de compromisos de la Supervisión.

Esta fase cierra el ciclo de la supervisión con el seguimiento que comprueba el grado de cumplimiento de las sugerencias o recomendaciones.

 05 TIPOS DE SUPERVISIÓN

La supervisión puede ser:
 formal o rutinaria (ordinaria, lineal y universal) 
Por muestreo o selectiva, ordinaria o extraordinaria (realizada por el Staff o Estado Mayor)
Especial sobre aspectos muy específicos (efectuada por órganos habitualmente no supervisores.

06 CLASIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN
a) De acuerdo al método, la supervisión es directa cuando se observan a los individuos en sus áreas operativas e indirecta por reportes, registros o estadísticas.
b) Por el nivel jerárquico, se considera lineal a la que se efectúa de un nivel superior al inmediato inferior y de Staff no de Estado Mayor la que realiza por los órganos superiores y es dirigida a una distancia mínima de dos niveles jerárquicos inferiores.
c) En cuanto a la periodicidad se califica como ordinaria a aquella que se realiza conforme a programa o calendario y extraordinaria cuando se lleva a cabo derivada de una necesidad urgente o un incidente crítico.
d) A la que abarca el total de los elementos de la estructura se le clasifica como universal y es selectiva, cuando por muestreo, solo se selecciona un elemento de la organización.

07 LINEAMIENTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN
a) Los supervisores deben tener asignada un área de responsabilidad específica, en la cual sean considerados como expertos y por su talento gocen de prestigio y respeto técnico por el grupo supervisado.
b) El supervisor debe dedicar el tiempo suficiente y necesario para la revisión de toda la información referente al área a supervisar.
c) El supervisor debe trabajar con un calendario conocido por toda la organización, evitando las "supervisiones sorpresa" de tipo punitivo.
d) En el caso de organizaciones complejas, se recomienda la supervisión grupal, multidisciplinaria e integral.
e) Además de la preparación técnica, el supervisor debe tener otras habilidades, carácter, liderazgo y autoridad.

RECORDEMOS POR AHORA QUE:
"Orden dada y no supervisada, es igual a orden no dada"