"PUENTE QUE ACORTA LA BRECHA ENTRE EL PRESENTE Y EL FUTURO"
En México
generalmente utilizamos las palabras planeación y planificación casi como
sinónimos, en todo caso la primera cuando se refiere a ambientes micro, de
planes individuales o de pequeños grupos y la segunda a aspectos macros, institucionales
o corporativos, de grandes proyectos a largo plazo. Recuerdo esta confusión en
Barcelona, España, cuando los alumnos casi se burlaban de la palabra planeación
e imitaban extendiendo sus brazos lateralmente simulando el vuelo de un planeador.
Este escrito es sobre la planeación
táctica, no la estratégica.
La Planeación,
puente que acorta la brecha entre el presente y el futuro, es un instrumento de
cambio entre un aquí y ahora incómodo o insatisfactorio y un allá y entonces
anhelado y esperado. Conecta la realidad percibida de problemas, carencias y
necesidades (diagnóstico situacional)
con una situación ideal de resultados satisfactorios (objetivos esperados). Se
trata de un proceso de toma de decisiones anticipadas para alcanzar un futuro
deseado que no ocurriría a menos que se haga algo para lograrlo.
Ésta función de
todos los gerentes, tiene como elemento sustancial la generación de ideas y pensamientos, ocupando la fase inicial del ciclo administrativo (planear, organizar, integrar, dirigir y controlar), precede a la
ejecución y es gemela del control. Se justifica por la necesidad de
racionalizar, ante la desproporción entre problemas y recursos y el
desequilibrio entre aspiraciones y posibilidades, ya que reduce la
incertidumbre, minimiza el riesgo y genera eficiencia, motivación y compromiso.
Dos son las
funciones de la planeación, prever y planear. La primera es la suposición o
conocimiento que permite visualizar anticipadamente, por medio de indicios, los
eventos que pueden ocurrir a fin de
utilizar mecanismos de prevención de un futuro inesperado. La segunda es diseñar
gráficamente un plan de acción, en sus dimensiones sujeto, elementos, tiempo, con
el ordenamiento de objetivos, recursos y procedimientos que se dirigen a la
meta, con asignación de tareas en forma cronológica, respetando los principios
básicos de compromiso, flexibilidad, simplificación, uniformidad y equilibrio.
Etapas de la Planeación
1.-Diagnóstico
de la situación actual, valorando si es modificable o no. La planeación como
método para decidir las actividades a desarrollar requiere de un cuidado
inicial en la recolección de datos, a fin de identificar y jerarquizar problemas,
haciendo un mapa de actores internos y externos, que incluya no sólo amigos y
aliados, sino también rivales y adversarios que aumentan la resistencia al
cambio, porque no puede haber un solo eje de raciocinio, la racionalidad es
plural y los intereses son infinitos.
2.-Formulación
de un Plan, expresión gráfica del proceso mental racional según prioridades. Un
paso importante es el establecimiento de objetivos determinados, entre más
claridad, mejor proceso, “el que no sabe
dónde va, ya llegó” y “al que navega sin rumbo, todos los vientos
le son favorables”. Incluir fines ideales inalcanzables, pero infinitamente
aproximables. Fijar objetivos tácticos operacionales, realistas y factibles,
que se conviertan en logros fuera del período de la planeación. El plan también
debe establecer nivel de operación y actividades.
3-Discusión y
aprobación del plan, cuidando que no sea rígido y convencional, sino que sea
flexible refinando por aproximaciones sucesivas, las alternativas, dentro de
criterios éticos y técnicos, algunas veces políticos. Resulta capital
identificar fuentes de financiamiento, recordando al inolvidable Maestro José
Laguna García, que nos decía: “programa
sin presupuesto es sólo una lista de buenas intenciones”.
4.-Ejecución del
plan según indicaciones específicas, monitoreando y supervisando la puesta en
práctica del plan con una actitud proactiva, si es posible con una
direccionalidad horizontal ascendente y no tan vertical descendente. “Los mexicanos tenemos mucha iniciativa,
pero poca acabativa”, entre más breve sea el tiempo para predecir el
futuro, mayor probabilidad de que acertemos, por eso los planificadores
profesionales deben tener algo de lo que carecen congénitamente: Flexibilidad.
5.- Evaluación
del Plan, según desarrollo de resultados y cambios perceptibles mediante un
nuevo diagnóstico de situación. Un planificador que se respete, dedica la mitad
de su tiempo para presentar propuestas de solución para todo tipo de problemas,
sin importar índole, sin embargo requiere del otro 50% de su actividad
temporal, para justificar porque no se obtuvieron los resultados prometidos y
para encontrar a los culpables de ese fracaso, porque “toda autoevaluación termina en informe triunfalista”.
Opciones de
futuro
Uno puede
acceder al futuro, aún si se ignora el diagnóstico situacional, dejando que las
cosas evolucionen por inercia, (inactivismo) pero lo más seguro es que se
llegue con un alto grado de incertidumbre y riesgo. Si creemos conocer nuestra realidad, pero
permanecemos expectantes e inactivos, el futuro será fatal e impredecible.
Cuando
comprendemos nuestra realidad, valoramos la magnitud de nuestros errores y
problemas, tomamos acciones congruentes y realistas, quizá abatiremos la
incertidumbre (nunca se elimina totalmente) y nos aproximemos al objetivo
esperado, según nuestro compromiso.
Lo más común es
tratar de deducir el futuro en forma retrospectiva de acuerdo con el pasado, en
forma determinística y probabilista, aunque no faltan los optimistas o ingenuos
que creen que con un ejercicio de planificación (por muy participativa que
sea), cumpliendo estrictamente todos los procedimientos previstos, es posible
torcer el destino en forma absoluta, sin considerar lo que dijo el campesino
maliense: “de una forma piensa la cabra,
pero la gallina piensa distinto”, en términos técnicos, cuando usted está
pensando que pase algo, hay muchos actores, comúnmente desconocidos para usted,
que quieren exactamente lo contrario, sin que sea eso algo personal, algunas
veces sí.
En otras
palabras la planeación a muy largo plazo no es posible humanamente, porque no
se puede garantizar que todo lo que se escribe se podrá llevar a cabo. Decía
Ezequiel Paz, Consultor OPS/OMS “he
vivido siempre de la Planificación, lo único que no he podido es planificar mi
vida”.
